FSMA heeft reglement om meldingen van inbreuken te behandelen

De 'Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten' (FSMA) heeft op 5 september 2017 een reglement goedgekeurd dat een procedure bevat voor het ontvangen en behandelen van meldingen van inbreuken.

Het nieuwe FSMA-reglement werd goedgekeurd bij KB van 24 september 2017.
Het trad, samen met het goedkeurings-KB, in werking op 28 september 2017.

Melding van inbreuk

Voor de toepassing van het reglement wordt met een ?melding van een inbreuk? bedoeld: een melding door een persoon aan de FSMA van een daadwerkelijke of potentiële inbreuk op de regels bedoeld in artikel 45 van de 'wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten'.

Specifiek personeel

Binnen de FSMA worden specifieke personeelsleden opgeleid voor de behandeling van meldingen van inbreuken.

Zij:

verstrekken informatie aan belanghebbenden over de procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken;

ontvangen meldingen van inbreuken en nemen ze in behandeling, en

onderhouden de contacten met de meldende persoon.

Info over het ontvangen en behandelen van meldingen van inbreuken

De FSMA zet in een afzonderlijke rubriek op haar website informatie over het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken.

Deze informatie omvat minstens:

de specifieke communicatiekanalen voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken en voor het contacteren van de specifieke personeelsleden, met inbegrip van:het telefoonnummer, met de vermelding dat de gesprekken bij gebruik van die telefoonlijn niet worden opgenomen; het elektronisch adres en het postadres; een fysieke ontmoeting, met de vermelding dat de gesprekken niet worden opgenomen;

de procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken, inclusief de geheimhoudingsregels voor de meldingen van inbreuken;

de procedures voor de bescherming van de meldende persoon en de aangegeven persoon bepaald in artikel 69bis, § 3 van de wet van 2 augustus 2002;

een verklaring waarin wordt uitgelegd dat (overeenkomstig art. 69bis, § 2 van de wet van 2 augustus 2002) tegen een persoon die te goeder trouw een melding van een inbreuk doet, geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen kunnen worden ingesteld, noch professionele sancties kunnen worden uitgesproken omwille van deze melding, en dat deze persoon niet geacht wordt een inbreuk te plegen op enige bij overeenkomst of bij wettelijke of bestuursrechtelijke bepaling opgelegde beperking van de openbaarmaking of mededeling van informatie, en op geen enkele wijze aansprakelijk kan worden gesteld voor de melding van deze informatie, tenzij deze persoon een advocaat is die een melding doet als bedoeld in artikel 69bis, § 2, tweede lid van de wet van 2 augustus 2002.

Procedures voor meldingen van inbreuken

Het FSMA-reglement bevat procedures voor meldingen van inbreuken (art. 5 tot en met art. 10, FSMA-reglement van 5 september 2017).

Daaruit noteerden we onder meer dat:

een melding van een inbreuk anoniem kan gebeuren indien de meldende persoon dat wenst;

de meldende persoon wordt gevraagd om de FSMA volgende info en documenten te bezorgen: de feiten waaruit de inbreuk blijkt, de aard van de inbreuk, de naam en functie van de aangegeven persoon, de periode waarop de inbreuk betrekking heeft, elk bewijs van de inbreuk en elk ander element dat hem of haar relevant lijkt;

de specifieke personeelsleden na een eerste analyse oordelen of de informatie die een persoon via de specifieke communicatiekanalen van de FSMA overmaakt al dan niet een melding van een inbreuk uitmaakt, en de meldende persoon daarvan op de hoogte brengen;

de meldingen van inbreuken onder het beroepsgeheim vallen waardoor de FSMA, de voorzitter en de leden van het directiecomité, de leden van de raad van toezicht, de leden van de sanctiecommissie en de personeelsleden van de FSMA zijn gebonden. De gegevens in verband met de melding van een inbreuk, inclusief de identiteit van de aangegeven persoon, mogen dus niet worden onthuld, aan welke persoon of autoriteit ook, tenzij binnen de grenzen van artikel 74, tweede lid van de wet van 2 augustus 2002. De FSMA waarborgt de geheimhouding van de meldende persoon;

binnen de FSMA de mededeling van de gegevens in verband met de melding van een inbreuk, inclusief de identiteit van de aangegeven persoon, beperkt is tot de personen waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen: de specifieke personeelsleden, de personeelsleden van de FSMA die betrokken zijn bij de behandeling van het dossier dat resulteert uit de melding van een inbreuk, de voorzitter en de leden van het directiecomité van de FSMA en de leden van de sanctiecommissie van de FSMA. Deze mededeling gebeurt via de daartoe voorziene kanalen, die vertrouwelijk en veilig zijn;

de meldende persoon wordt, omwille van het beroepsgeheim van de FSMA, niet geïnformeerd over het resultaat van de melding van een inbreuk. Leidt de melding van een inbreuk tot een maatregel of sanctie die nominatief wordt bekendgemaakt, dan kan hiervan kennis worden genomen op de website van de FSMA.

Specifieke communicatiekanalen

De FSMA stelt specifieke communicatiekanalen in voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken door de specifieke personeelsleden. Deze communicatiekanalen zijn veilig en waarborgen de geheimhouding.

Ze bieden de mogelijkheid om inbreuken te melden op de volgende manieren:

schriftelijk, elektronisch of op papier;

via een telefoonlijn, zonder gespreksopname;

tijdens een fysieke ontmoeting, zonder gespreksopname, na schriftelijke of telefonische afspraak.

Register en opslag van meldingen van inbreuken

De specifieke personeelsleden van de FSMA houden een register bij van elke ontvangen melding van een inbreuk, waar enkel zij toegang tot hebben.

De gegevens met betrekking tot de melding van een inbreuk worden opgeslagen in een vertrouwelijk en veilig systeem, waarvan de toegang beperkt is tot de specifieke personeelsleden en de andere personen van de FSMA die deze gegevens nodig hebben om hun beroepstaken te vervullen.

Maakt iemand schriftelijk informatie over, dan sturen de specifieke personeelsleden een bevestiging van ontvangst naar het post- of e-mailadres dat de betrokken persoon heeft opgegeven, tenzij deze persoon uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de specifieke personeelsleden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon. De ontvangstbevestiging vermeldt ook de nodige informatie (art. 4, FSMA-reglement).
De bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken persoon schriftelijk informatie heeft overgemaakt via een van de specifieke communicatiekanalen en op welke datum en tijdstip dat is gebeurd. Ze bewijst nog niet dat het om een melding van een inbreuk gaat.

Indien iemand telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting informatie overmaakt, bezorgen de specifieke personeelsleden tijdens het gesprek de nodige informatie aan deze persoon. Zij registreren de overgemaakte informatie in de vorm van een nauwkeurig verslag. De betrokken persoon kan dit verslag controleren, corrigeren en voor akkoord tekenen, tenzij deze persoon uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd of de specifieke personeelsleden oordelen dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon. Indien het verslag van het gesprek aan de betrokken persoon wordt overgemaakt, wordt daar de nodige informatie (art. 4, FSMA-reglement) bijgevoegd.

Evaluatie van de procedures

De FSMA evalueert de procedures voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken regelmatig, en ten minste om de twee jaar. Ze houdt daarbij rekening met haar eigen ervaring en die van andere bevoegde autoriteiten. Ze past de procedures overeenkomstig aan, waarbij ze ook rekening houdt met de technologische en marktontwikkelingen.

Omzetting en uitvoering Europese regelgeving

Het nieuwe FSMA-reglement vervolledigt de omzetting van vier Europese richtlijnen en de uitvoering van drie Europese verordeningen (art. 1, FSMA-reglement van 5 september 2017).

In werking

Het KB van 24 september 2017 bevat in bijlage het 'FSMA-reglement van 5 september 2017 tot bepaling van nadere procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken'.

Het KB treedt, samen met het FSMA-reglement, in werking op 28 september 2017.

Bron: Koninklijk besluit van 24 september 2017 tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten tot bepaling van nadere procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen van inbreuken, BS 28 september 2017.

Zie ook:
Wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, BS 4 september 2002 (art. 45, art. 64, art. 69bis en art. 74)