Directives pour la délivrance d'extraits plurilingues de l'état civil

Une Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues et codés d'actes de l'état civil a été conclue en 2014 au sein de la Commission Internationale de l'État Civil. Notre parlement a donné son assentiment à cette convention par le biais de la loi du 30 mars 2017. Une circulaire du ministre de la Justice Koen Geens est à présent publiée au Moniteur belge ; il y explique comment les officiers de l'état civil doivent appliquer cette convention.    

Pas encore en vigueur

La nouvelle Convention n° 34 n'est pas encore en vigueur en Belgique. Elle le sera dès que deux États membres de la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) l'auront ratifiée. Jusqu'à présent, seules la Belgique et l'Allemagne l'ont fait. Mais l'Allemagne n'étant plus membre de la CIEC, la Convention n'est toujours pas en vigueur. Il faudra donc attendre la ratification suivante. À noter que la Convention peut tout de même être appliquée avec un État membre qui fait une déclaration d'application provisoire.

Rapport avec la Convention n° 16

La nouvelle Convention n° 34 remplace la Convention n° 16 de 1976 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil. Cette Convention n° 16 et la circulaire du 5 mai 1998 qui l'accompagne restent d'application aussi longtemps que la Convention n° 34 n'est pas entrée en vigueur.

L'ancienne et la nouvelle conventions présentent toutefois de nombreuses différences.

L'ancienne Convention ne prévoit des formulaires plurilingues que pour les extraits d'actes de l'état civil en matière de naissance, de mariage et de décès. La nouvelle loi prévoit également des formulaires plurilingues pour les extraits constatant la reconnaissance d'un enfant et le partenariat enregistré. Les nouveaux modèles ont également été adaptés à l'évolution du droit de la famille (règles en matière de mariage et de filiation, p.ex., dans le cas de couples du même sexe) et complétés par différentes informations utiles et indispensables pour les États. Les nouveaux modèles sont non seulement plurilingues, mais ils sont également codés, ce qui doit faciliter la compréhension des formulaires plurilingues.

Destination de l'extrait

Dès que la Convention n° 34 sera entrée en vigueur, la Convention n° 16 ne sera plus d'application entre les États concernés par l'entrée en vigueur. Ce qui signifie qu'il est très important pour l'officier de l'état civil de savoir à quel État le formulaire plurilingue est destiné. La destination déterminera quel document (l'ancien modèle ou le nouveau modèle) il doit délivrer.

Sur le site web de la CIEC, l'officier peut vérifier si la Convention est déjà en vigueur dans l'État où le formulaire sera présenté. Il peut alors délivrer le formulaire plurilingue adéquat.

S'il ne connaît pas le pays de destination, l'officier peut délivrer le formulaire de la Convention n° 34. Il attirera alors l'attention du demandeur sur le risque que les autorités étrangères n'acceptent pas le formulaire.

Plusieurs langues

Pour chacun des cinq modèles CIEC de la nouvelle Convention (extraits d'acte de naissance, d'acte de reconnaissance, d'acte de mariage, d'acte de partenariat enregistré et d'acte de décès), notre pays dispose de trois documents différents. Le document que doit utiliser l'officier dépend de la langue dans laquelle l'acte a été dressé (français, néerlandais ou allemand).

Délivrance de formulaires plurilingues

Des extraits d'actes de l'état civil ne peuvent être délivrés qu'à des personnes ou des autorités qui, en vertu du droit interne de l'État de délivrance, ont qualité pour recevoir des copies littérales. En Belgique, cela signifie que les officiers de l'état civil ne peuvent délivrer des extraits - pour les actes de l'état civil datant de moins de 100 ans avec mention de la filiation des personnes que l'acte concerne - qu'à des autorités publiques, à la personne que l'acte concerne, à son conjoint (survivant), à son représentant légal, ses ascendants, ses descendants et ses héritiers ainsi qu'à leur notaire et leur avocat.

Source: Circulaire du 7 juin 2017 concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014, M.B., 5 décembre 2017

Voir également

Loi du 30 mars 2017 portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014, M.B., 24 novembre 2017