Charter: toegang van kmo's tot overheidsopdrachten

De federale overheid wil dat er meer kmo?s ? dat zijn ondernemingen tot 50 werknemers ? deelnemen aan overheidsopdrachten. De FOD Economie heeft daarom een charter opgesteld met daarin 13 algemene principes die de federale aanbestedende overheden moeten naleven bij het plaatsen van opdrachten. Ieder principe is opgesteld om een bepaald onevenwicht recht te trekken en iedere onderneming gelijke kansen te bieden in de procedure.

Ondervertegenwoordiging

Kmo's zijn ondervertegenwoordigd bij overheidsopdrachten. Uit onderzoek blijkt dat vooral de complexiteit van de materie, het gebrek aan informatie en kennis, de te lange betalingstermijnen en de administratieve last van de procedure aan de basis liggen van het probleem. Items die intussen al heel wat ruchtbaarheid kregen zowel op Europees niveau (Richtlijn 2014/24) en nationaal niveau (Overheidsopdrachtenwet van 17 juni 2016 en PlaatsingsKB Klassieke Sectoren van 18 april 2017).

Maar de federale overheid wil de inzet vergroten en introduceert een charter met stimuleringsmaatregelen. De tekst is in eerste instantie gericht tot de federale aanbestedende overheden (zijnde de overheden als bedoeld in artikel 1,6° van het KB van 3 april 2013) en is van toepassing op de overheidsopdrachten die onder het toepassingsgebied van titel 2 van de Overheidsopdrachtenwet vallen. Maar het is de bedoeling om het toepassingsgebied op termijn uit te breiden, naar de partnerschappen met de overige Belgische overheidsniveaus.

Principes

Het charter telt 13 principes om de participatie van kmo's te vergroten:

Principe 1: de verdeling in percelen

De aanbestedende overheden worden ertoe aangezet om overheidsopdrachten in percelen te verdelen, in het bijzonder voor de opdrachten van grotere omvang (boven de drempel van 144.000 euro). Het is geen verplichting, maar wanneer voor opdrachten van grotere omvang niet wordt gekozen voor een opdeling, moeten de overheden de redenen daarvoor in de opdrachtendocumenten of in het administratieve dossier vermelden.

Principe 2: een gepaste bekendmaking van opdrachten

De federale overheid vraagt om maximaal gebruik te maken van de vooraankondiging van een opdracht zodat ondernemingen tijdig geïnformeerd worden en zich kunnen voorbereiden op deelname. De aanbestedende overheden moeten zich hiervoor wenden tot het e-procurementplatform.

Principe 3: gepaste en effectieve mededinging verzekeren bij onderhandelingsprocedures die niet onderworpen zijn aan enige bekendmakingsvorm

De aanbestedende overheden moeten zorgen - ook voor opdrachten die niet onderworpen zijn aan een verplichte bekendmaking - voor een gepaste en effectieve mededinging. Ze moeten daarbij zorgvuldig spontaan ontvangen offertes en bijkomende bekendmakingsmogelijkheden overwegen.

Principe 4: gunning op basis van de economisch meest voordelige offerte

Er wordt gevraagd om - wanneer de aard van de opdracht het toelaat - gunningscriteria te gebruiken op basis van de kosten, zoals levenscycluskosten of de beste prijs-kwaliteitverhouding, eerder dan alleen het criterium van de laagste prijs. Er moet telkens worden verduidelijkt dat iedere inschrijver kan kennisnemen van de inhoud en bedoelingen van de gunningscriteria en dat de offertes daadwerkelijk kunnen worden getoetst en objectief beoordeeld.

Principe 5: het gebruik van varianten

De federale overheid wil dat de aanbestedende overheden gebruik maken van varianten en altijd de samenhang tussen de basisoplossing, de mogelijke varianten en de gunningscriteria bekijken.

Principe 6: voorzien in een adequate bescherming van de rechten op intellectuele eigendom van innovatieve kmo?s

De aanbestedende overheden moeten geval per geval de belangen analyseren zowel van zichzelf als van de opdrachtnemer. Een optimaal evenwicht in de belangen ten aanzien van de clausules m.b.t. intellectueel eigendomsrecht is vereist.

Principe 7: gebruik van elektronische communicatiemiddelen optimaliseren

De aanbestedende overheden zijn verplicht om tijdens de plaatsingsprocedures de verplichtingen en aanbevelingen na te leven wat betreft het gebruik van elektronische communicatiemiddelen uit de Omzendbrief van 30 november 2012.

Principe 8: terugkoppeling naar inschrijvers die niet geselecteerd of weerhouden zijn

Inschrijvers die niet geselecteerd of niet weerhouden zijn moeten tijdig en gepast feedback krijgen over alle juridische en feitelijke motieven voor hun niet-selectie. Met melding van de rechtsmiddelen, termijnen en bevoegde verhaalinstanties.

Principe 9: proportionele minimumeisen in het technische bestek

De aanbestedende overheden moeten de vraagspecificaties bij voorkeur functioneel en prestatiegerecht opstellen, zodanig dat ze de concurrentie niet belemmeren en de ondernemingen voldoende ruimte laten op hun beste oplossingen aan te bieden.

Principe 10: proportionaliteit bij selectiecriteria, financiële garanties en betalingsmogelijkheden

Aanbeveling: toegangseisen en contractvoorwaarden stellen die proportioneel en aangepast zijn aan de aard en de omvang van de opdracht, door pertinente selectie-eisen van een gepast niveau te kiezen, aangepaste betalingsplannen te voorzien voor langdurige opdrachten en de berekeningswijze van de borgtocht bij o.a. raamovereenkomsten te begrenzen.

Principe 11: gebruik van procedures met onderhandelings- of dialoogelementen

De aanbestedende overheden moeten de keuze van de procedure overwegen op basis van ene grondige analyse van de voorgenomen behoefte, mede gebaseerd op marktonderzoek, de omvang, de complexiteit en het verwachte eindresultaat van de opdracht. Rekening houdend met de graad van innovatie die nodig is voor de opdracht.

Principe 12: de aanvaarde factuur

De federale overheid vraagt om zo mogelijk een offerte of prijsaanvraag te vragen via de meest eenvoudige weg en zonder bijkomende vormvereisten of voorwaarden, zodat bijkomende kosten of barrières worden vermeden.

Principe 13: becijferde doelstellingen en monitoring

Om te garanderen dat de federale aanbestedende overheden de maatregelen toepassen, is een monitoringssysteem opgezet. Het strategisch federaal aankoopoverleg (SFA) heeft een aantal streefcijfers en indicatoren opgezet die regelmatig zullen worden gecontroleerd door het dienstencentrum 'Procurement'.

Bron: Charter Toegang van K.M.O.'s tot overheidsopdrachten, BS 14 februari 2018.